14. 9. 2020
Život v KOMIXu -
3 minuty
čtení
Onboarding u nás probíhal už dříve, nebyl ale jednotně definovaný a přehledný. Dali jsme si proto za cíl proces onboardingu zmapovat a zjistit, zda funguje správně.
Výsledek? Naše onboardingová komunikace mezi zapojenými kolegy probíhala převážně v emailech a procesu chyběla automatizace a jasná definice odpovědností zapojených osob. Na základě toho jsme se rozhodli upravit onboarding do podoby, ve které se nemůže stát, že nový kolega nebude mít všechny potřebné informace.
Onboardingový proces jsme přenesli do aplikace, kterou využíváme napříč celou společností. Zde se nováček dozvídá všechny důležité informace už ve fázi preboardingu. Může si zrekapitulovat informace, které obdržel při pohovoru. Postupně přibývají další materiály a informace, které jsou zaměřené na nástup. Skrze aplikaci například nováček nahrává potřebné dokumenty potřebné k nástupu a podobně.
V některých případech nastupuje nováček až za několik měsíců a vzájemná komunikace během této doby je klíčová. Také se nemůže stát, že zapomeneme nováčkovi předat informace například k tom, kdy a kam se má dostavit.
Jednou za 2 měsíce se koná Onboarding day s těmi, kteří během té doby nastoupili. S touto aktivitou jsme začali v září 2019 a funguje stále. Během ztížené situace spojené s pandemií COVID-19, jsme nejdřív zvažovali přerušení, ale nakonec jsme jej uspořádali online přes Microsoft Teams a jsme za to rádi. Vyzkoušeli jsme si organizaci větších akcí “na dálku” a do budoucna víme, že to zvládneme i tímto způsobem.
Program zahajuje náš generální ředitel, Tomáš Rutrle, který nováčky přivítá a seznámí je s historií firmy a svým příběhem v KOMIXu. Na onboarding day je také pozván celý střední i vyšší management. V průběhu dne má každý z nich krátký prostor k představení svého oddělení a projektů, na kterých v týmu pracují. Díky tomu si nováčci dokážou představit, co kdo ve firmě dělá a spojit si tváře s projekty. Zároveň se rychleji orientují ve všech oblastech, kterým se v KOMIXu věnujeme. A protože máme velmi nízkou fluktuaci, mají možnost poznat lidi, kteří tu pracují dlouhé roky.
Do písemných podpůrných materiálů, které nováčci ten den dostávají, jsme navíc zapojili gamifikaci. Napřiklad slepou organizační strukturu, kterou mohou v průběhu dne vyplňovat nebo malý kvíz zaměřený na zajímavosti z KOMIXu.
Odpoledne následuje workshop silných stránek: kolegové si mohou projít testem silných stránek, ve kterém poznají 5 svých nejsilnějších vlastností. Během workshopu s externistkou Margaret Starka zjišťují, co je to pozitivní psychologie, jak se svými silnými stránkami pracovat a jak z nich co nejvíce vytěžit.
Se socializací nováčků nám pomáhá také KOMIXDRINK, což je aktivita navázaná na onboarding day a funguje skvěle díky neformálnímu prostředí. Jak už název akce napovídá, jedná se o společný večer po práci, kde nechybí dobré pití, skvělá zábava a možnost poznat nové kolegy.
Od nových kolegů pravidelně sbíráme zpětnou vazbu, která je velmi pozitivní. Zjistili jsme, že si nejvíce cení času, který jim věnuje vedení a kdy se jim osobně představí. Díky osobnímu kontaktu si nováčci informace pamatují ve srovnání například s mailovou komunikací lépe. Dalším přínosem onboardingu je, že si nováčci vytváří vztahy mezi sebou navzájem a lépe a rychleji se zapojují do kolektivu.
Vybudovat pevnou strukturu onboardingu bylo náročné, ale už teď vidíme, že jsme se rozhodli správně. Díky propracovanému programu můžeme novým kolegům usnadnit orientaci ve firmě, pochopit hlavní pilíře byznysu a rychleji se začlenit do kolektivu a firemní kultury.
Chcete se stát součástí našeho týmu? Prozkoumejte naše aktuální volné pozice a dejte nám o sobě vědět.
Zuzana Matějková