Robotická procesní automatizace (RPA) – co to je?

Určitě jste se už někdy setkali, třeba s nějakým makrem v Excelu, které Vám ulečilo (respektive pravděpodobně ulehčuje) Vaší práci. Ať už nějakým automatickým formátování, ukládáním/zálohováním souborů nebo aktualizací dat atd.

A teď si představte, že máte nástroj, který ve většině úkolů dokáže simulovat (opakovat) stejné chování, jaké dělá přímo uživatel. Od samotného kliknutí, přes kopírování textů/souborů, otevírání programů, přihlašování/odhlašování až třeba po manipulaci s daty v databázích. Zkrátka téměř cokoliv, co uživatel na svém počítači dělá.

Kdy použít robota a kdy ne?

Existuje jeden ekvivalent. Říká se mu FTE (Full-time equivalent) a ten určuje kapacitu vytížení jednoho pracovníka. Proč o tom píšu? Protože to je jedno z nejčastěji používaných kritérií, zda pro proces robota vyvíjet, nebo ne.

Když to vezmu z širšího úhlu pohledu, tak robota má smysl dělat, jen pokud se to vyplatí finančně (třeba tím, že ušetříme právě FTE). Pak je samozřejmě spousta dalších faktorů, třeba i to, zda úsilí vynaložené na vyvinutí, otestování a nasazení robota, je přijatelné. Jinými slovy, zda se nám vyplatí, aby na tom trávili čas a kapacitu pracovníci. Jde totiž o náročný proces, od detailní procesní analýzy, přes vyhodnocování (případně drobné! optimalizace) až po vývoj a testování. Pokud vše dobře dopadne, tak jen samotný pilotní provoz a prvotní kontroly chování robota v produkčním prostředí (tedy na „ostro“ v „ostrých“ systémech) je otázkou desítek hodin. To ani nemluvím o desítkách (až stovkách) hodin předtím.

Tady každý, kdo alespoň trochu ví, jak to v korporátu chodí, namítne, že to je super rychlé. Běžně se vývoj a změny dělají na kvartálním cyklu, takže pár desítek hodin je skvělý čas a ultrarychlé realizování/zavedení do praxe.

A já s tím naprosto souhlasím. Je plno procesů, které si nezaslouží nějaké plošné systémové řešení v infrastruktuře, ale zabírájí zbytečně mnoho času a navíc často „deptají“ ony pracovníky. RPA v těchto případech, nabízí relativně rychlé řešení.

Proč robota použít?

Je nutné dodat, že pokud si chcete udělat sami nějakého robůtka, co za Vás bude odpovídat třeba na emaily, tak s největší pravděpodobností budete mít (prozatím) smůlu. Ty největší RPA nástroje (viz článek, který vyjde později) nabízejí svoje řešení, především korporátním klientům. Tudíž, pokud nemáte zbytečných pár stovek tisíc, abyste si koupili licence, musíte si počkat.

Nicméně, jsou dva druhy robotů. Tzv. Front-office (FO) nebo také „Attended“ a Back-office (BO) nebo také „Unattended“… Název sám napovídá, v čem se liší. Jeden (Front-office) pracuje s uživatelem. Uživatel ho sám spouští. Ať už aby za něj něco udělal, nebo aby mu v dané situaci pomohl. Třeba aby dotáhl nějaké informace o klientovi z několika různých systémů současně. Zatímco druhý (Back-office) je „náhradou“ lidského pracovníka. Je to vlastně virtuální kolega, který pracuje úplně sám a bez dohledu. A to je magie, protože to je ten prostředek, jak maximálně ulehčit lidským pracovníkům tu nudnou a zdlouhavou práci, a udělat jim prostor pro zajímavější úkoly.

Hned se mi vybavila vzpomínka, když jsem poprvé spustil BO robota. Seděl jsem u monitoru a koukal, jak robot pracuje. Sám… Bez přestávky… Bez vykecávání nebo zdržování…. Jeden případ za případem…

Pak jsem prostě zaklapnul notebook a šel domů. Ráno jsem přišel a náš nejnovější „kolega“ měl hotovo. Práci, která původně zatěžovala 5 lidí, x desítek hodin, měl robot hotovou za pár hodin. A kolegové měli najednou čas, věnovat se potřebnějším úkolům.